What

Το έργο αφορά τη δημιουργία μιας αυτοματοποιημένης διαδικασίας αποδελτίωσης εγγράφων με τη χρήση τεχνολογίας Optical Character Recognition (OCR) και την αυτόματη εισαγωγή των πληροφοριών σε μια βάση δεδομένων ή ERP σύστημα.

Why

Η λύση αυτή κρίθηκε απαραίτητη λόγω της αυξανόμενης ανάγκης μετατροπής φυσικού κειμένου σε ψηφιακή μορφή, βελτιώνοντας την προσβασιμότητα και την αποδοτικότητα στη διαχείριση των δεδομένων. Με την πλήρη αυτοματοποίηση των διαδικασιών εισαγωγής, διευκολύνεται η αναζήτηση, ενώ τα έγγραφα καθίστανται άμεσα προσβάσιμα σε όλους, συμπεριλαμβανομένων των ατόμων με προβλήματα όρασης. Η λύση αυτή εξοικονομεί χρόνο και κόστος, υποστηρίζει την ανάλυση δεδομένων, διασφαλίζει την ιστορικότητα των εγγράφων και διευκολύνει τη συμμόρφωση με κανονιστικά πρότυπα και τις ανάγκες μετάφρασης.

How

Η διαδικασία υλοποιήθηκε μέσω του Power Automate, με τη δημιουργία ροών εργασίας που επιτρέπουν την ανίχνευση των εγγράφων, την εξαγωγή των δεδομένων μέσω τεχνολογίας OCR και την αυτόματη καταχώριση σε βάση δεδομένων ή ERP σύστημα. Τα δεδομένα επεξεργάστηκαν και μετατράπηκαν σε δομημένη μορφή, έτοιμα για άμεση εισαγωγή στα επιχειρησιακά συστήματα, χωρίς να απαιτείται καμία ανθρώπινη παρέμβαση.

Προκλήσεις

Η επιχείρηση είχε να διαχειριστεί έναν μεγάλο όγκο εγγράφων που απαιτούσαν χειροκίνητη επεξεργασία. Αυτή η διαδικασία όχι μόνο καθυστερούσε την καταχώριση δεδομένων, αλλά δημιουργούσε και τον κίνδυνο λανθασμένων καταχωρίσεων και ανακριβών πληροφοριών στα συστήματα. Επιπλέον, η αυξανόμενη ανάγκη για άμεση και ακριβή πρόσβαση στα δεδομένα καθιστούσε τη χειροκίνητη διαχείριση αναποτελεσματική και κοστοβόρα για την επιχείρηση.

Λύση

Η λύση που εφαρμόστηκε συνδύασε το Power Automate με την τεχνολογία OCR για την αυτοματοποίηση της αποδελτίωσης εγγράφων και την καταχώριση δεδομένων σε ERP συστήματα ή βάσεις δεδομένων. Τα έγγραφα αναγνωρίζονταν αυτόματα και τα δεδομένα εξάγονταν σε δομημένη μορφή μέσω OCR, έτοιμα για άμεση εισαγωγή. Αυτή η αυτοματοποίηση ελαχιστοποίησε την ανθρώπινη παρέμβαση, αύξησε την ακρίβεια στην καταχώριση των δεδομένων και διασφάλισε άμεση και εύκολη πρόσβαση στα απαραίτητα αρχεία.

Αποτελέσματα

  1. Μείωση του χρόνου καταχώρισης δεδομένων κατά 80%.
  2. Πλήρης εξάλειψη των χειροκίνητων διαδικασιών (100%).
  3. Αύξηση ακρίβειας δεδομένων κατά 80%.
  4. Μείωση χρόνου επεξεργασίας δεδομένων κατά 60%.
  5. Σημαντική μείωση σφαλμάτων.
  6. Άμεση πρόσβαση σε ενημερωμένες πληροφορίες σε πραγματικό χρόνο.
  7. Σημαντική εξοικονόμηση πόρων.
  8. Βελτίωση αποδοτικότητας επιχειρησιακών διαδικασιών.